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Neue GDD-Praxishilfe „Accountability“

 
Gemäß Art. 5 Abs. 2 DS-GVO muss der für die Verarbeitung Verantwortliche die Einhaltung der im Abs. 1 des Artikels festgelegten Grundsätze der Verarbeitung personenbezogener Daten nachweisen können. Hieraus folgt eine umfassende Rechenschaftspflicht (engl.: „Accountability“) mit zahlreichen Dokumentations- und Nachweispflichten.

11.02.2022

Präzisiert werden die Anforderungen an die Nachweispflicht in Art. 24 Abs. 1 DS-GVO. Hier wird festgelegt, dass der Verantwortliche den Nachweis zu erbringen hat, dass er Maßnahmen getroffen hat, die sicherstellen, dass die Verarbeitung gemäß der DS-GVO erfolgt.

Klare Vorgaben, wie die Nachweispflicht umzusetzen ist, macht die DS-GVO nicht. Die Formulierung in Art. 24 DS-GVO legt jedoch nahe, dass ein Datenschutz-Managementsystem (DSMS) zu implementieren ist, da festgelegt wird, dass die Maßnahmen überprüft und aktualisiert werden müssen. Es genügt also nicht, Maßnahmen einmalig festzulegen und zu implementieren, sondern die Wirksamkeit der ergriffenen Maßnahmen ist regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls sind Anpassungen vorzunehmen.

Die Nachweispflicht besteht gegenüber den Aufsichtsbehörden. Ein Verstoß gegen die Pflichten kann mit Bußgeldern von bis zu 20 Mio. EUR bzw. bis zu 4 % des weltweit erzielten Jahresumsatzes geahndet werden.

Die neue Praxishilfe soll einen Überblick vermitteln, welche Themen bei der Erfüllung der Rechenschaftspflicht eine Rolle spielen können. Es wird dabei von der Art und den Zwecken der Verarbeitung personenbezogener Daten, der Qualität und Quantität der Daten sowie spezifischen Faktoren des Verantwortlichen, wie Größe, Geschäftsstrategie oder Risikosituation abhängen, welche der aufgezeigten Themenbereiche im jeweiligen Einzelfall zu bearbeiten sind.

Im Einzelnen beschäftigt sich die neue Praxishilfe mit folgenden Punkten:

-  Überblick – Accountability nach Art. 5 DS-GVO

  • Umfang
  • Nachweis gegenüber der Datenschutzaufsichtsbehörde

-  Sicherstellung der Accountability – Etablierung eines Datenschutz-Managementsystems

  • Interne Vorgaben (Datenschutzrichtlinien, Arbeitsanweisungen)
  • Dokumentation der Verarbeitungstätigkeiten
  • Datenschutz-Folgenabschätzung
  • Rechtmäßigkeit der Verarbeitung
  • Gewährleistung von Rechten der betroffenen Person
  • Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten
  • Löschkonzept und Datenlöschung
  • Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
  • Zusammenarbeit mit Dienstleistern, Partnern und Lieferanten
  • Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer
  • Schulungs- und Awareness-Maßnahmen

-   Überprüfung der Maßnahmen

  • Kontinuierliche Verbesserung
  • Kontrollen und Audits

-   Softwarelösung zur Umsetzung der Rechenschaftspflicht?

Es empfiehlt sich, zu den einzelnen speziellen Themenbereichen die von der GDD veröffentlichten weiteren Praxishilfen als vertiefende Lektüre hinzuzuziehen.

 

>> Hier geht es zur GDD-Praxishilfe DS-GVO - Accountability (Direktdownload)