Newsletter anlegen

Falls Sie noch keinen Newsletter angelegt haben, wechseln Sie in Ihren Wurzel-Ordner (hat den Namen Ihres Erfa-Kreises) und wählen Sie dort in der Ordnerübersicht aus dem Ausklappmenü den Artikel Newsletter aus.

Das Newsletter-Produkt

Das Newsletter-Produkt verfügt über folgende Reiter:


_{Abbildung: Reiter der objektspezifischen Menüleiste des Newsletters-Produktes}

Sie starten beim Anlegen des Newsletters mit dem Reiter "Einstellungen".

Einstellungen

Die für Sie relevanten Einstellungen sind selbsterklärend:

• Beispiel-Titel: Newsletter des Erfa-Kreises XXX
• Beispiel-Beschreibung: Der Newsletter des Erfa-Kreis XXX erscheint ca. vier Mal im Jahr und informiert über aktuelle Veranstaltungen und Neuigkeiten aus dem Erfa-Kreis.
• Standard Newsletter-Format: Wird verwendet, falls jemand nichts eingestellt hat.
• Newsletter-Fußzeile: Wird automatisch an jeden Newsletter angehängt.
• Zusätzliche Empfänger: Hier können zusätzliche E-Mail-Adressen eingetragen werden. Dies ist praktisch, um z.B. einen Einladungsverteiler einzurichten und Einladungen auch an weitere Interessierte zu verschicken, welche sich nicht für die eForen angemeldet haben.
  

Alle weiteren Felder haben entweder in den eForen keine Bedeutung oder sollten frei bzw. in den Standardeinstellungen belassen werden. Insbesondere die ID des Abonnenten-Ordners darf nicht verändert werden!

Erstellen

Im Reiter Erstellen, können Sie einen neuen Newsletter erstellen.

• Um einen leeren Newsletter zu erstellen, klicken Sie bitte auf den ersten Link.
• Um einen mit den letzten 15 GDD-News vorausgefüllten Newsletter zu erstellen, klicken Sie auf den zweiten Link. Die so erzeugten Texte können Sie dann jederzeit nachbearbeiten.

Wenn Sie auf einen der Links geklickt haben, können Sie den Newsletter bearbeiten und versenden. Siehe dazu den Abschnitt „Newsletter bearbeiten und versenden“ weiter unten.

Unter den Links finden Sie ein Archiv mit einer kompakten Übersicht bereits erstellter Newsletter mit Anzeige des Versanddatums.

Informationen

Der Reiter Informationen gibt Ihnen eine Übersicht über die E-Mail-Adressen Ihrer Gruppe, an die die Newsletter versandt werden. Bei Bedarf können Sie dieser Liste im Reiter Einstellungen zusätzliche Empfänger hinzufügen (s.o.).

Übersicht

In der Übersicht finden Sie eine (von jeder Orderübersicht) bereits bekannte Ansicht mit der Auflistung des Inhalts Ihres Newsletter-Produkt-Ordners. Hierbei handelt es sich um die einzelnen von Ihnen erstellten Newsletter(-Objekte) sowie um einen Unterordner namens "Subscribers":

• Die einzelnen Newsletter sind Objekte, wie alle anderen im Portal auch, d.h. sie haben insbesondere einen à Veröffentlichungsstatus.
• Der Unterordner Subscribers ist aus technischen Gründen notwendig und darf weder im Status verändert noch gelöscht werden!!!

Newsletter bearbeiten und versenden

Nachdem Sie auf einen der Links zum Erstellen eines Newsletter geklickt haben, können Sie diesen bearbeiten.
Ein einzelner von Ihnen erstellter Newsletter verfügt über folgende Reiter:


_{Abbildung: Reiter der objektspezifischen Menüleiste eines einzelnen Newsletters}

Sie starten beim Anlegen des Newsletters mit dem Reiter "Bearbeiten".

Bearbeiten

• Titel: Wird als Betreff in der Empfänger-E-Mail angezeigt. (z.B. Einladung zur Erfa-Kreis-Sitzung oder Newsletter des Erfa-Kreises X, September 2006).
• Beschreibung: Wird als eine Art Einleser an den Anfang der E-Mail gestellt.
• Haupttext: Text des Newsletters.
• Absendedatum: Dabei handelt es sich NICHT etwa – wie man annehmen könnte – um eine Möglichkeit den Versand des Newsletter zu automatisieren! Das hier eingestellte Datum ist lediglich für Sie gedacht, damit Sie später wissen, wann Sie den Newsletter versandt haben. Es wird unter Archiv im Reiter „Erstellen“ angezeigt.

Speichern Sie nun den Newsletter, um Ihn für den Versand vorzubereiten (siehe den folgenden Abschnitt „Testen und versenden“).

Testen und versenden

Damit der Newsletter getestet und versandt werden kann, muss dieser zuerst veröffentlicht (!) werden! Das geht am einfachsten, indem Sie (nachdem Sie den Newsletter gespeichert haben), rechts oben in der „Status- und Objekttyp-Anzeige“ (s. Kapitel Veröffentlichungsstatus von Objekten) auf den Status klicken.

Erst jetzt erscheint neben dem Reiter „Test“ der Reiter „Newsletter-Versand“! Testen Sie den Newsletter nun in den verschiedenen Formaten (Text/HTML/E-Mail) und überarbeiten Sie ihn ggf. noch einmal, bevor Sie Ihn entgültig versenden.

In Reiter „Newsletter-Versand“ wird nochmal die Anzahl der Empfänger (und ggf. die Anzahl der Abonnenten) angezeigt. Falls tatsächlich im Text „Abonnenten“ angezeigt werden, sollte diese Anzahl bei Ihnen im Regelfall Null sein. Die Anzahl Ihrer eForen-Teilnehmer wird als "zusätzliche Empfänger" angezeigt - dies ist technisch bedingt, da aus Sicht des Newsletters alle Erfa-Kreis Teilnehmer zusätzliche Empfänger sind.