GDD-Praxishilfe: Die Datenschutz-Richtlinie.
Neue GDD-Praxishilfe zum Thema Datenschutz-Richtlinien und -Leitlinien
Unternehmen, Vereine und Behörden sind nach der DS-GVO verpflichtet, jederzeit nachweisen zu können, dass und wie sie die gesetzlichen Datenschutzanforderungen umsetzen (Rechenschaftspflicht oder Accountability).
In der Praxis stellt sich allerdings die Frage, wie dieser Nachweis zu führen ist, etwa im Fall der Prüfung durch die Aufsichtsbehörde, im Rahmen eines Datenschutzaudits oder bei der Prüfung des Auftragsverarbeiters durch den Auftraggeber. Gelebter Datenschutz in einer Organisation wird zudem nur möglich, wenn den dort Tätigen klar ist, was ihre Aufgaben und Pflichten sind. Klare und auf das Wesentliche reduzierte interne Regelungen tragen insofern dazu bei, Haftungsrisiken für den Verantwortlichen zu reduzieren sowie (Handlungs-)Sicherheit für die Beschäftigten zu schaffen.
Um das Datenschutzmanagement einer Organisation zu dokumentieren hat sich die Erstellung und Einführung von Leit- und Richtlinien zum Datenschutz bewährt. Während Leitlinien die Datenschutzziele einer Organisation in ihren Grundzügen beschreiben, geben Richtlinien den Rahmen zur Umsetzung konkreter Maßnahmen zur Erreichung dieser Ziele vor. Mit Blick auf die Accountability ist insbesondere die Inkraftsetzung von Datenschutzrichtlinien ein zentrales Mittel, um den Nachweis eines aktiven Datenschutzmanagements innerhalb einer Organisation erbringen zu können. Sinnvollerweise sollten Datenschutz-Richtlinien einer Datenschutz-Leitlinie vorangestellt werden, welche die Bedeutung des Datenschutzes unterstreicht, Ziele definiert und die gesamte Organisation auf die Einhaltung der gesetzlichen sowie internen Datenschutzvorgaben verpflichtet.
